Zorg voor stressvrije emballageregistratie
Werken met ladingdragers die waarde vertegenwoordigen kan tot financiële risico’s leiden als dit niet gedegen geadministreerd wordt. Het maakt emballage tot een hoofdpijndossier voor veel vervoerders. MendriX biedt de uitkomst.
‘Verpakkingen zoals dozen die je van je favoriete webshop ontvangt, gooi je bij het oud papier, maar in het transport vertegenwoordigen ladingdragers waarop deze dozen vervoerd worden vaak een waarde. Denk hierbij aan ladingdragers als kratten, europallets of rolcontainers.’ Het uitwisselen van deze ladingdragers creëert een systeem met transacties en wederzijdse financiële verantwoordelijkheden, schetst Carvin Werners, product owner bij MendriX. Immers: een europallet wordt op een afleveradres lang niet altijd direct afgestapeld door de ontvanger, de chauffeur moet verder om zijn planning te halen en bij voorkeur laat hij de pallet achter en ruilt deze direct voor een lege europallet. Helaas zijn er niet altijd lege europallets voor handen om te ruilen.
‘Zodra je als vervoerder een lading ophaalt bij de verzender, word je direct financieel verantwoordelijk voor de ladingdrager als deze waarde vertegenwoordigt. Indien je niet direct ruilt bouw je dus een schuld op bij de tegenpartij. Dit geldt ook andersom als je als vervoerder een lading levert en de ontvanger niet direct ruilt. In dit geval bouwt de tegenpartij een schuld op bij jou. Reken op 15 tot 25 euro voor een europallet. Als je registratie niet op orde is loop je financieel risico. Met tientallen zendingen per dag kan de schuldenpost al snel oplopen tot tienduizenden euro’s en soms zelfs tonnen per jaar. Daar is menig transportbedrijf door in de problemen gekomen en ik ken voorbeelden waarbij bedrijven failliet zijn gegaan door een gebrekkige emballageregistratie.’
Plussen en minnen registreren
Nergens voor nodig als je de saldo’s precies bijhoudt, betoogt Carvin. ‘Zorg dat je een goed beeld hebt van de partijen bij wie je ladingdragers tegoed hebt en bij wie je een schuld opbouwt. Ze gaan weleens kapot of soms raakt er een kwijt. In elk geval gaan ze door veel handen en dan is het verstandig om elke overdracht te registreren. Het gaat namelijk om serieuze potjes geld en gezien de dunne marges in het transport heeft niet iedereen de ruimte om ongewenste financiële klappen op te vangen.’
Bijhouden kan natuurlijk in een Excelbestand, wat regelmatig gebeurt, maar dat is heel bewerkelijk. Carvin: ‘MendriX biedt een best fit oplossing voor het wegtransport. Alle bewegingen kun je eenvoudig registreren, van de first mile van verzender naar depot tot de last mile van depot naar ontvanger, met alle mogelijke schakels binnen dit traject. Bij al deze schakels is werken met emballage ondersteund en je weet als vervoerder altijd het actuele saldo per belanghebbende.’
MendriX wil de meest voorkomende uitdagingen voor het wegtransport oplossen, benadrukt Carvin. Zeker zoiets cruciaals als een correcte registratie van het emballagesaldo. Hoe gaat het in z’n werk? ‘Emballagetransacties registreren is de hele dag door plussen en minnen, met diverse chauffeurs op allerlei locaties. Dan kun je al die transacties wel handmatig gaan administreren, maar daar word je op kantoor niet blij van. Bovendien is het erg foutgevoelig. Daarom heeft MendriX TMS een emballagefunctionaliteit. Met MendriX Mobile registreert de chauffeur een ladingdrager bij ontvangst en vervolgens gebeurt dat bij alle mutaties op de verschillende plekken. In het systeem zie je dan meteen de impact op het saldo.’ Een kwestie van ontzorgen en een goed inzicht verschaffen, zodat je als vervoerder precies weet waar de plussen en minnen in de emballage zich bevinden.
Salderen op opdrachtgever, adres of allebei
Het is een functionaliteit waar MendriX nu nog een schepje bovenop doet, in nauw overleg met vloerengroothandel Cotap. ‘Cotap is geen transportbedrijf, maar wat wij noemen een eigen vervoerder. Het wil de customer journey verbeteren, met een mooie klantreis vanaf de verkoop tot de levering. Cotap heeft vooral te maken met ontvangers zoals vloerenwinkels, waar de emballagetransacties plaatsvinden. Het saldo ontstaat dus op adresniveau. Om die reden heeft MendriX, naast een saldo op opdrachtgeverniveau, deze optie toegevoegd: het TMS biedt nu ook de mogelijkheid om per adres het saldo bij te houden.’
Je kunt voortaan kiezen of je wilt werken met een saldo per opdrachtgever of per adres, of allebei, legt Carvin uit. ‘Met dat laatste krijg je het meest complete beeld. Gaaf dat dit nu kan, vooral voor de eigen vervoerders. Je weet precies hoe de vlag erbij hangt en kunt bij een eventueel dispuut een rapport met alle mutaties overleggen.’ Slim, zinvol en praktisch, onderstreept Carvin. ‘Het is een hulpmiddel om je financiële verplichtingen onder controle te houden, zonder onbewust schulden of tegoeden op te bouwen of nog veel erger: failliet te gaan. Met MendriX TMS en Mobile hou je het zo makkelijk mogelijk in de klauwen.’
Planner heeft in MendriX TMS direct inzicht in emballage saldo van opdrachtgever en adres:
Chauffeur heeft in de MendriX Mobile Driver app direct inzicht in de emballage saldo van opdrachtgever en adres:
Iedereen met de module emballageregistratie van MendriX TMS 2022.3 kan hier gebruik van maken.
‘Alle bewegingen kun je eenvoudig registreren, met alle mogelijke schakels binnen het traject’
Carvin Werners
Product Owner