‘Dankzij MendriX hebben we er geen omkijken meer naar’
Bart Rulkens, voorheen adjunct-directeur bij Autop Groep, werd ruim een jaar geleden directeur van de nieuwe bv Autop Transport. Klant van MendriX is hij intussen al elf jaar en hij is onverminderd enthousiast. ‘Hoe meer inzicht, hoe beter.’
Autop is een grote organisatie, met vestigingen in Weert, Roermond, Sittard, Heerlen, Venlo en Maastricht, en behalve een transportdivisie ook een autoverhuurbedrijf en een leasetak. Het werd zelfs een beetje te groot, vertelt Bart Rulkens. ‘We moesten de aandacht te veel verdelen en dat werkt nooit goed. Op 1 januari 2022 hebben we er twee aparte bv’s van gemaakt, zodat er nu focus is per businessunit. Sindsdien ben ik directeur van Autop Transport, met 75 chauffeurs en 55 auto’s.’
Bart is al een kwarteeuw werkzaam voor Autop en zijn verleden met MendriX gaat ook ver terug: tot 2012. ‘Autop was toen al een groot bedrijf. Nu is de omzet 5 miljoen euro, destijds was dat rond de 4 miljoen. Maar MendriX was nog heel klein. Ze hadden een paar mensen, lang niet zoveel als nu. Laurens van Run heeft MendriX TMS zelfs bij ons geïmplementeerd.’ Nu is Laurens directeur van het bedrijf dat hij in 2004 samen met mededirecteur Mark van der Hijden oprichtte. Het medewerkersbestand van MendriX tikt bijna de dertig aan, terwijl het team elf jaar geleden zo klein was dat ze zelf nog volop hands-on waren.
Van harte aanbevolen
De vraag dringt zich dus op: hoe kwam een grote partij als Autop tot het besluit in zee te gaan met het toen nog kleine MendriX? Dat legt Bart, destijds afdelingshoofd Transport van Autop, uit op de MendriX-website: ‘Na een vergelijking met andere, vaak veel duurdere TMS-aanbieders hebben we in november 2012 gekozen voor MendriX. Al binnen twee maanden zijn we live gegaan. We zijn zeer te spreken over de gebruiksvriendelijkheid van het programma en het gemak waarmee we het konden implementeren. Het programma heeft alles wat je van een TMS mag verwachten en ik kan het dan ook iedereen van harte aanbevelen.’
En zo heeft Bart de groei van MendriX en van het transportmanagementsysteem van nabij meegemaakt. ‘Je kunt het je haast niet meer voorstellen, maar we werkten tot dan met Word en Excel. Na de eerste automatiseringsslag hebben we telkens modules uit het programma toegevoegd. Nu komen daar weer dingen bij die leuk zijn voor onze klanten en daarmee een USP richting de klanten. Zo veel mogelijk informatie delen, bijvoorbeeld door ze met track and trace nauwkeurig op de hoogte te houden van een rit. Ook onze planners beschikken over steeds meer informatie, kunnen straks zelfs zien of er winst of verlies op een rit zit. Dat is geen controle, eerder een motivatie om het goed te doen. Hoe meer inzicht, hoe beter.’
Hoge servicegraad
Goede communicatie naar de klanten is in dit datatijdperk altijd belangrijk, maar vanwege de aard van het transport toch nog een slagje belangrijker voor Autop. ‘Het gaat onder andere om hoogwaardige apparatuur voor de medische sector, zoals röntgen, scanners en materialen voor de ok’s, maar ook computers voor datacenters. Wij verzorgen in-room delivery, helpen bij het uitpakken en ruimen de boel keurig op. Dat vergt bij een ziekenhuis een goede coördinatie met de engineers die ervoor moeten zorgen dat de apparatuur zo snel mogelijk operationeel is. Tot nu toe bellen onze chauffeurs met de engineers, dat hoeft niet meer zodra ze de rit kunnen volgen. Ook als de aankomsttijd verandert hoeven we dat straks niet meer door te geven. Dat doet het systeem voor ons.’
Met zulke klanten is betrouwbaarheid een groot goed, net als een hoge servicegraad. ‘We staan 24/7 voor hen klaar en onze chauffeurs houden van wat ze doen. We willen alleen chauffeurs die dit werk leuk vinden en dat vereist een grote flexibiliteit, want je moet soms midden in de nacht je bed uit voor een rit naar Eindhoven. Of Barcelona, want we rijden door heel Europa. Zo’n 1500 ritten per maand, waarvoor we stuk voor stuk facturen moeten maken. Kun je je voorstellen hoeveel administratie dat was toen we nog met Word en Excel werkten? Dankzij MendriX TMS hebben we er geen omkijken meer naar.’
Next level automatisering
De klant vindt nu de gewenste informatie met de druk op een knop, vertelt Bart. ‘Alle data in realtime, zonder enige moeite. Vroeger moesten we bij vragen over ritten uit het verleden alles in een klapper opzoeken. Klanten mogen ons gerust nog bellen, hoor, maar met een kijkje in het systeem hebben ze binnen een paar seconden antwoord. De hele rataplan zit erin en ze krijgen ook onmiddellijk inzicht in de kosten. Zodoende kunnen wij het werk af met drie planners en een administratief ondersteuner, meer hebben we niet nodig. Sterker nog: we kunnen met dezelfde bezetting nog veel meer omzet aan.’
Dat is ook de ambitie die Bart Rulkens met Autop Transport heeft. ‘We willen in vijf jaar de omzet verdubbelen naar 10 miljoen euro. Dan moet je de zaken nog verder stroomlijnen en nog meer automatiseren. Het nadenken wegnemen. Niet dat je niet mag nadenken, tuurlijk wel, maar het systeem moet zo veel mogelijk ontzorgen. Dat zijn we nu samen met MendriX aan het doen, in een rustige periode. Het wordt echt next level, ik heb er zin in!’
‘We kunnen door MendriX TMS met dezelfde bezetting veel meer omzet aan’
Bart Rulkens
