Sjouwenman Transport is een onderneming die een groeispurt doormaakt. Dat maakte automatisering dringend nodig, alleen was er juist door die groei geen tijd voor. Tot een stagiair ten tonele verscheen die zich over MendriX TMS ontfermde. ‘Hij kon ermee werken alsof het Excel was.’
Sjouwenman Transport is gevestigd in het Zuid-Hollandse Wateringen, ingeklemd tussen Den Haag en Delft. Osman Kaya is de directeur-eigenaar, zijn vrouw Gül Gürel-Kaya de financieel manager. Zij schetst in het kort de geschiedenis van het bedrijf. ‘Het begon in 2012 als koeriersdienst, Osman was toen nog zzp’er. Nadat hij in 2014 zijn rijbewijs voor trailerchauffeur had gehaald, kon Sjouwenman uitgroeien tot het bedrijf dat het nu is. We rijden nu alleen nog maar met trailers en bakwagens, voor multinationals als DHL, TNT Express, FedEx Express, PostNL, Dachser en GLS.’
Corona gooide bepaald geen roet in het eten, het vormde juist een impuls voor de business. ‘Mensen zijn tijdens de pandemie als een gek gaan bestellen. Dat betekende voor ons veel extra aanvragen en het bedrijf is sindsdien bijna verdubbeld. Sjouwenman doet nu dag en nacht tachtig tot negentig ritten, voor corona was dat de helft. Ons wagenpark bestaat uit zestig eenheden.’ De groei was meer dan welkom, maar lastig vol te houden zonder transportmanagementsysteem. ‘Gelukkig heeft Osman een olifantengeheugen, hij onthoudt echt alles!’ Neemt niet weg dat er iets moest veranderen: van de software in zijn hoofd naar de software waarmee iedereen binnen de onderneming kon werken.
Vlekkeloze overgang naar MendriX TMS
Sjouwenman ging in zee met MendriX. Maar het bleef druk, druk, druk, en niemand had ruimte in zijn of haar volle agenda om het TMS te implementeren. Gül: ‘We hadden er zelf de tijd niet voor, kwamen er gewoon niet aan toe, maar gelukkig kregen we een hbo-student als stagiair die het transportmanagementsysteem helemaal zelf heeft opgezet.’ Dat was Youri Meulkens, bezig met zijn bachelor logistiek en supplychain aan de Hogeschool Rotterdam. ‘We waren zó tevreden over hem dat we hem meteen in dienst hebben genomen.’
‘Ik kwam hier in september 2021 als stagiair binnen en ben gelijk vanaf de eerste week met MendriX aan de slag gegaan’, vertelt Youri er zelf over. ‘Alles in het systeem zetten, orders koppelen, en dat voor zo’n 75 ritten per etmaal. Vervolgens aan de chauffeurs uitleggen hoe je de MendriX-app gebruikt en hoe je gegevens kunt terugvinden. Begin dit jaar, in januari en februari, zijn we live gegaan.’ Een vlekkeloze overgang, benadrukt Gül. ‘Zó vlotjes. Dat komt doordat het programma zo goed is, maar ook doordat Youri in staat bleek ermee om te gaan alsof het Excel was. Toen besloten wij: jij gaat hier niet meer weg!’
Inzicht en controle over de bedrijfsvoering
Met MendriX TMS nu vol op stoom kunnen Osman en de zijnen de groeispurt in goede banen leiden. ‘Het is een supersysteem, echt waar’, zegt Gül. ‘Je kunt alles in het systeem zetten: tijden, aantallen. En in de app vind je alles in één oogopslag terug. Zo heb je meer inzicht en controle over de bedrijfsvoering. Onze chauffeurs missen geen enkele rit meer, wat soms wel voorkwam toen ze nog met pen en papier werkten. En ze kunnen kiezen uit vier of vijf talen, wat ideaal is, echt een pre, omdat bij Sjouwenman ook Engelstalige en Turks sprekende chauffeurs werken. Van HR krijgen alle chauffeurs een nette, overzichtelijke urenregistratie, zodat ze elke maand kunnen zien hoeveel ze gewerkt hebben en welke toeslagen ze ontvangen. Daarvoor gebruikt ook HR MendriX TMS.’
De interne communicatie is daarmee verbeterd, maar de externe ook. ‘In de app verschijnt een dagstaatrapport dat we een-op-een doorsturen naar de klant’, vertelt Youri, waarna hij bijval krijgt van Gül: ‘Dat heeft hij helemaal zelf ontworpen, met alle informatie voor de klant die nodig is. Ook dat is het goeie van MendriX TMS: je kunt het volledig naar je eigen wensen inrichten en aanpassen. En naar de wensen van onze klanten, aan wie wij alle informatie willen doorgeven die zij willen. Want goede communicatie is heel belangrijk, je moet zo veel mogelijk inzicht en duidelijkheid bieden.’
Elk jaar een grote naam erbij
Met de pandemie in rustiger vaarwater is Sjouwenman nog lang niet uitgegroeid. Gül: ‘Zoals gezegd werken we voor multinationals en elk jaar willen we een grote naam erbij. Dit jaar is UPS het doel. We starten steeds klein en breiden onze activiteiten voor de klant daarna uit. Zeker, het zijn concurrenten, maar ze werken op dezelfde manier en het is een voordeel dat wij daar bekend mee zijn. Wij kunnen met de klant meedenken, transporten combineren en de logistiek op die manier zo efficiënt mogelijk maken. Naast de klant staan. Niet voor niets luidt onze slogan: Close to your business.’
Hoe meer groei, hoe groter de noodzaak voor digitalisering, onderstreept Gül. Parallel aan de uitbreiding van de business gaat Sjouwenman dan ook het aantal opties van MendriX TMS uitbreiden. ‘Eerst zorgen dat alles optimaal functioneert en dan willen we binnen een halfjaar ook facturatie en wagenparkbeheer in het systeem onderbrengen. Nogmaals: wij zijn heel tevreden en MendriX verdient alleen maar complimenten.’ Youri beaamt dat: ‘Het is een positieve ervaring, ook als er iets misgaat. MendriX kijkt gelijk mee wat er aan de hand is en lost het zo snel mogelijk op.’
‘Je kunt MendriX TMS volledig naar je eigen wensen inrichten en aanpassen’
