Ooit werkte GPtrans met een schriftje om de ritten te plannen. In korte tijd groeide het transportbedrijf echter uit van 15 naar 65 chauffeurs. “Op dat moment bleek dat we een duurzame ICT-oplossing nodig hadden. Zo kwamen we uit bij MendriX”, vertelt Melanie van Riel.
Bij GPtrans is vijf procent van de opdrachten vast, 95 procent is ad-hoc. Juist om die reden was de wens van GPtrans om meer grip op de planning te krijgen. “Uiteindelijk willen we dat de chauffeur zelf opdrachten bevestigt, en bijvoorbeeld wachttijden aangeeft in het systeem. Zo wordt de chauffeur meer bij de hand genomen en is er meer controle op de planning aan onze zijde.”
“MendriX is de basis”
Zelf werkt Melanie van Riel met name voor het ‘controlerende gedeelte’ met MendriX TMS. “Alle ritten worden ermee gepland, MendriX is de basis. Nadat de opdrachten zijn uitgevoerd wordt alle informatie zonder handmatige invoer doorgezet voor facturatie. De boekhouding doen we in Exact.”
Op het moment dat het planschriftje niet meer werkte, heeft GPtrans eerst nog enige tijd gewerkt met Excel. “Het nadeel daarbij is dat je niet met twee man tegelijk kunt werken, en dat voor de facturatie nog steeds alle opdrachten moeten worden overgetypt. We hebben toen een planner aangetrokken met ICT-achtergrond. Samen met een adviseur die ons hierin begeleidde kwamen we bij MendriX uit.”
Samenwerking met MendriX
Melanie is erg te spreken over de samenwerking met MendriX. Met name de accountmanager springt er voor haar uit. “Bij veel leveranciers geldt: je bent klant en that’s it. Dat is gelukkig niet zo bij MendriX. “Onze vaste account manager kent ons bedrijf goed en kan daardoor vaak goed inschatten met welke uitbreidingen of nieuwe functionaliteit wij geholpen zijn. Hij begeleidt ons bij elke stap. Momenteel doen we met name de planning in MendriX TMS, maar we willen er meer uithalen, zodat we nog efficiënter en beter kunnen werken.”
MendriX Mobile
Daarom gaat GPtrans in januari de MendriX Mobile App in gebruik nemen voor alle chauffeurs. Daarmee zal een enorme tijdbesparing worden gerealiseerd. Enerzijds omdat dan de communicatie van de planning met de chauffeurs via de app plaatsvindt en anderzijds, omdat de chauffeurs taken via de app gereed kunnen melden, zonder daar steeds over te hoeven bellen. Ook in de urenverwerking zal veel tijd worden bespaard, want de chauffeurs voeren via de app de gewerkte uren in, waardoor deze op kantoor voor de verloning alleen nog maar hoeven te worden gecontroleerd en eventueel gecorrigeerd.
Grootste kracht
De grootste kracht van MendriX TMS is volgens Van Riel dat GPtrans direct kan reageren, als er nog een last minute opdracht binnenkomt. “Op het moment dat iemand belt, kunnen we direct zien of we dat nog gaan redden voor die dag.” Inzicht in bezetting is voor ons heel erg belangrijk, vooral omdat veel werk ad hoc moet worden ingepland.
Het gebruik van MendriX voor GPtrans heeft er ook toe geleid dat er meer structuur in het werk zit. “We werken niet alleen efficiënter, maar ook worden minder fouten gemaakt.. Vroeger maakten we de factuur, gebaseerd op wat er was opgeschreven in het schriftje. Als ik het dan verkeerd las, dan was het ook echt verkeerd op de factuur. Ook toen er met Excel gewerkt werd, ging dat regelmatig fout. Nu komt de factuur rechtstreeks vanuit MendriX TMS”, aldus Van Riel.
Zelf is zij veel tijd gaan besparen doordat dag- en weekfacturen nu met één druk op de knop worden gemaakt. Haar functie is daardoor meer een controlerende geworden. “Ik was daar voorheen een dag per week mee bezig. Het is een wereld van verschil”, zegt Van Riel.
Over GPtrans
GP Trans biedt 24/7 sneltransport- en koeriersdiensten. Het bedrijf heeft 50 eigen auto’s en werkt met 65 chauffeurs. 95 procent van de activiteiten van GPtrans zijn ad-hoc en vijf procent is afkomstig van vaste opdrachtgevers. Meer informatie op: www.gptrans.nl (de website is momenteel in onderhoud.)