Toen Frank Dijkstra zo’n zes jaar geleden begon als hoofdplanner bij FRL, zat alles nog in de hoofden van de planners en chauffeurs. Dat moest anders vond hij, waarop hij MendriX inschakelde voor een TMS. Vandaag de dag maakt FRL een efficiencyslag op de weg door ook MendriX Mobile uit te rollen.
FRL levert pakketten, bezorgt post en verspreidt folders. Het bedrijf heeft 45 chauffeurs in dienst en werkt zowel ’s nachts als overdag. In totaal werkt het bedrijf nu met 22 wagens. “Toen ik net begon, zaten we nog op een klein kantoortje”, zo weet Dijkstra zich te herinneren. Ik moest het toen leren van mensen die alles uit hun hoofd deden. Dat was lastig, en bovendien vrij foutgevoelig. Ook dat was een reden voor ons om te kiezen voor MendriX, zodat we verder zouden kunnen groeien, en de werkzaamheden beter overdraagbaar zouden zijn.”
FRL begon met MendriX module Planplus. “Dat was prima, maar we liepen er tegenaan dat chauffeurs te lang op de loods bezig waren. Ze waren namelijk bezig hun eigen ritten uit te stippelen. Om daar vanaf te komen hebben we MendriX module Europa Kaarten & Optimalisatie ingeschakeld. Vanaf dat moment ben ik de kar gaan trekken om alles digitaal te krijgen. Met deze module verbeterde onze werkwijze al doordat de chauffeur nu alleen zijn eigen bus komt laden en hij daarna direct weg kan rijden. Met MendriX kunnen we zien waar de chauffeurs rijden, en of ze op tijd komen. “We missen nu veel minder aansluitingen en werken een stuk efficiënter dan voorheen”, aldus Dijkstra.
Lees ook het praktijkverhaal in Logistiek: FRL ruilt slimme koppen in voor TMS
Depot voor Packs
FRL werkt voor diverse (landelijke) opdrachtgevers op het gebied van post, huis-aan-huis verspreiding en pakketdistributie. Packs is onze partner wat betreft het bezorgen en distribueren van pakketten in Nederland. Wij participeren in het Packsnetwerk en funkgeren als Packscenter “wij brengen landelijke pakketten in en bezorgen pakketten in ons bezorggebied”. Doordat MendriX gekoppeld is met het Packssysteem hebben we dit traject volledig geautomatiseerd en hierdoor een beter in- en overzicht van inkomende en uitgaande pakketten.
Kansen en mogelijkheden
Eén van de redenen voor FRL om met de App MendriX Mobile te willen gaan rijden is de wens om de distributieprocessen zoveel mogelijk te standaardiseren. De hoofdplanner zegt: “We willen toe naar één ritlijst in plaats van drie of vier verschillende lijsten. Dat is iets waar we altijd tegenaan hikken. Elke klant heeft een eigen aftekenlijst. Daarin ligt de wens om te kijken: hoe kunnen we ook eigen interne klanten in MendriX onderbrengen? Dat is wat ingewikkelder, maar er zijn kansen en mogelijkheden om dit te doen.”
Potentie samenwerking MendriX
Sinds begin 2016 is bij FRL MendriX TMS gekoppeld aan het kaartmateriaal van PTV. Deze koppeling is een uitbreiding op het toch al uitgebreide aanbod qua planning en ritoptimalisatie van MendriX. “Met MendriX’ module Europa Kaarten & Optimalisatie hebben we een aardige slag gemaakt”, aldus Dijkstra. Hij ziet bovendien nog veel potentie in de samenwerking met MendriX. “Je kunt alle kanten op met MendriX. Dat maakt MendriX voor ons goed toepasbaar.” Dat MendriX zo flexibel is om de software aan die bedrijfsvoering aan te passen, daarover is hij zeer te spreken.
“Wij hebben qua snelheid in facturatie naar onze relaties nu echt resultaten geboekt. Mede doordat het meer gestandaardiseerd is. Dat scheelt de financiële administratie inmiddels veel werk. Voorheen boekte de klant de ophaalopdracht in het Packssysteem in en moest de factuur vanuit Packs omgezet worden naar het boekhoudprogramma. Dat was allemaal handwerk. Nu boeken klanten hun opdracht rechtstreeks in MendriX in en kunnen we vanuit MendriX via een factuurbestand de factuur uitdraaien en het factuurbestand exporteren naar de financiële administratie. Eigenlijk is MendriX de software die alle eindjes aan elkaar knoopt. Dit zorgt bij ons voor overzicht.”
”MendriX biedt de mogelijkheid om alles samen te voegen.”
Resultaten
Voor wat betreft de resultaten kan Dijkstra kort zijn: “Voor ons is het belangrijkste dat de chauffeur weet wat hij moet doen die dag. Dat we stabiliteit hebben. Dat geeft houvast voor de chauffeur en dat levert resultaat op, wat uiteindelijk weer voor een win win situatie zorgt. Doordat alles duidelijk en overzichtelijk is, wordt daardoor het aantal telefoontjes richting de chauffeur beduidend minder. Bovendien kunnen we wanneer we navraag krijgen van een klant, sneller de klant antwoord geven.”
Dijkstra licht toe waarom FRL en MendriX zo goed bij elkaar passen: “Wat onze kracht is, is dat we veel samenvoegen. Dat we allemaal kleine beetjes bij elkaar brengen. Daardoor vormt het een groter geheel. Dat komt de efficiëntie ten goede. MendriX biedt die mogelijkheid om alles samen te voegen. Het is een compleet pakket, en voor de chauffeur de basis waar het begint. Alles staat erin: De facturatie, klanten kunnen zelf hun pakketten inboeken, de ontvangers krijgen e-mailtjes omtrent de verzend status van het pakket, enzovoort.” Over deze laatste feature is Dijkstra enthousiast: “Het is geweldig dat we ontvangers op de hoogte kunnen houden van de status van de pakketverzending. Met MendriX krijgt de ontvanger gewoon een melding. Dat is ook wat ontvangers graag willen. Ze betalen immers voor iets waarnaar ze uitkijken en waarvan ze willen weten wat de status is. Daar helpt MendriX bij. Dat is niet een kostenbesparing, maar vooral een stukje gebruikersgemak en klantenservice.” Het hoeft volgens Dijkstra ook niet altijd om kostenbesparing te gaan. “Het stukje service is belangrijker. Met dit soort ontwikkelingen is het mogelijk om in de voetsporen van onze concurrenten te blijven.”